ביום שישי בשעה 16.00 (כמעט לפני כניסת שבת) ב-ה' באייר תש"ח, 14 במאי 1948, נתכנסה הישיבה הרביעית של מועצת העם באולם המוזיאון בתל-אביב (בית מאיר דיזנגוף). בישיבה זו נכחו חברי מועצת העם, נציגי הסוכנות היהודית, ראשי מוסדות התנועה הציונית, נציגי הספרות, האמנות והעיתונות, הרבנים הראשיים, חברי המועצה של עיריית תל-אביב ומפקדים בכירים.
לא נכחו בטקס הכרזת המדינה ח' וייצמן, ששהה באותה עת בארה"ב, ומ' בגין, מפקד האצ"ל, שנחשד כעוין להנהגת המדינה.
בקול חגיגי הקריא דוד בן-גוריון את מגילת העצמאות, וכאשר סיים, אמר: "נקבל את מגילת היסוד למדינה היהודית בעמידה". הקהל הנרגש קם על רגליו... והרב יהודה לייב פישמן בירך: "ברוך אתה ה' אלוקינו מלך העולם שהחיינו וקיימנו והגיענו לזמן הזה"... הטקס הסתיים בשירת "התקווה".
למעשה, החתימה מתבצעת על מגילת קלף ריקה, כי לא היה זמן לעצב את הנוסח הסופי על גבי הקלף. בן-גוריון הקריא את ההכרזה מדפי נייר, שהיו עטופים בעטיפה כחולה.
"בצהרי אותו יום התכנסה בבית הקרן הקיימת לישראל בתל-אביב מועצת העם, כדי לאשר את הנוסח הסופי של מגילת העצמאות. ויכוחים אחרונים, והכל יצאו לבתיהם ולענייניהם, כדי להיות מוכנים למאורע הגדול – טקס הכרת המדינה, שעמד להתחיל ב-4 אחר-הצהריים.
מזכיר "הממשלה שבדרך", זאב שרף, טרח בעזרת צוות קטן של עוזרים ומזכירות להכין את המגילה, עט מתאים לחתימה עליה, וכן עסק בהכנת האולם לטקס.
רק מאוחר יותר נודע כי החותמים הנכבדים חתמו על מגילה ריקה, מכיוון שהאמן-הגרפיקאי לא הספיק לכתוב את הנוסח...
וזוהי רק דוגמה אחת לקשיים ול"צרות" שהתעוררו ברגע האחרון ממש.
קושי אחר התגלע בעת ששֶׁרף ומזכירתו, דורית רוזן, מיהרו עם נוסח המגילה לעבר מקום הטקס.
הם לא הצליחו להשיג מונית ולכן ביקשו משוטר תנועה שיעצור למענם את אחת המכוניות הפרטיות.
כשזו נעצרה אמר הנהג שהוא ממהר לשמוע ברדיו את טכס הקראת מגילת העצמאות כי כך הבטיח לאישתו. אמר לו השוטר שאם לא יעשה כבקשתו לא יהיה טכס. אז זינקו השניים לתוכה והורו לנהג המופתע לנסוע מיד לשדרות רוטשילד.
שרף, שביקש להרגיע את הנהג, גילה לו כי בידו נמצא הנוסח המקורי של הכרזת העצמאות.
הנהג, חיוור כולו, אך לא מהתרגשות "לאומית", סיפר לשניים: "אתם יודעים מדוע עצרתי לשוטר? כי אני נוסע בלי רשיון...""